Auch ohne PR-Erfahrung effektiv auf Anfragen antworten – Tipps für Kleinunternehmer

Auch kleine Unternehmen können es mithilfe von ResponseSource Antworten für Journalisten in die Medien schaffen, und ganz ohne PR-Kosten.

Kleinunternehmer unter unseren Nutzern waren bereits bei Tageszeitungen, Magazinen und Fachtiteln erfolgreich, allerdings hängt dieser Erfolg auch von einer effektiven Antwort auf Journalistenanfragen ab. Deshalb haben wir hier einige Tipps zusammengestellt, damit Einzel- und Kleinunternehmen ResponseSource optimal einsetzen können.

  1. Seien Sie zuversichtlich. Es kann zu Anfang etwas beängstigend sein, auf Anfragen von Journalisten zu reagieren, besonders wenn man keine vorigen PR-Erfahrungen besitzt. Doch es lohnt sich, sich ganz einfach daran zu erinnern, dass Journalisten auch nur Menschen sind und sie wissen genauso gut, dass auch Sie nur ein Mensch sind – sie erwarten sich deshalb nicht, dass jede Antwort alle ihre Probleme lösen wird. Wählen Sie deshalb die Anfragen aus, wo Sie denken, dass Sie helfen können und antworten Sie einfach darauf – Sie haben nichts zu verlieren!
  2. Beantworten Sie die Frage(n) der Journalisten. Es spielt eigentlich keine Rolle, wie Sie Ihre Antwort verfassen, solange Sie dem Journalisten bei dem genannten Problem weiterhelfen können, sich kurz und prägnant fassen und dabei auf unnötigen Fachjargon verzichten. Sie müssen Journalisten nicht mit Ihren sprachlichen Fähigkeiten beeindrucken oder mit Informationen überschütten – sagen sie einfach in drei bis vier Sätzen, welchen Input Sie liefern können und hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten.
  3. Antworten Sie so bald es geht. Generell hat man als Antwortgeber bessere Chancen auf Berichterstattung, wenn man eher früher als später auf Anfragen antworten – vorausgesetzt man hat die angefragten Informationen auch vorliegen. Überlegen Sie sich also, wie Sie dem Journalisten weiterhelfen können und antworten Sie am besten am gleichen Tag anstatt es auf den nächsten Tag zu verschieben, wenn es vielleicht schon zu spät ist. Notieren Sie sich zumindest die Terminfrist und antworten Sie einige Tage davor.
  4. Ein Bild sagt manchmal mehr als tausend Worte. Journalisten benötigen oft Bildmaterial, um ihre Story zu illustrieren. Falls Sie über passendes Bild- oder Video-Material verfügen, informieren Sie Journalisten darüber und stellen Sie diese anhand eines Download-Links zur Verfügung (am Besten keine E-Mail-Anhänge verschicken).
  5. Journalisten suchen nach Experten wie Ihnen. Journalisten sind ständig auf der Suche nach Menschen, die sie wegen ihrer Expertise zu einem Thema zitieren können. Das sind Sie! Journalisten sind selten auch selbst Experten, und selbst wenn sie es sind, gehört es dennoch zu ihrem Job, O-Töne von verschiedenen Experten mit einzubringen. Zögern Sie also nicht, Ihr Input anzubieten, wenn Sie helfen können.
  6. Erwarten Sie sich nicht bei jeder Antwort Ergebnisse. Journalisten erhalten oft viele Rückmeldungen und können nicht alle weiter verwenden, seien Sie also nicht enttäuscht, falls Journalisten sich nicht bei Ihnen melden. Selbst wenn Sie keine Antwort erhalten, ist es gut möglich, dass der Journalist sich Ihre Angaben notiert hat und er oder sie sich in Zukunft mit Ihnen in Verbindung setzen wird, wenn sie erneut über das Thema berichten. Selbst wenn Sie keine Antwort erhalten, konnten Sie womöglich Ihr Netzwerk ausweiten.
  7. Medien planen manchmal lange im Voraus. Manchmal Wochen oder Monate im Voraus. Das bedeutet, selbst wenn Sie prompt geantwortet haben und der Journalist weitere Details mit Ihnen geklärt hat, kann es eine Weile dauern, bis es tatsächlich zur Veröffentlichung kommt. Verzichten Sie jedoch darauf, Journalisten deswegen hinterherzujagen, denn Journalisten arbeiten sowieso bereits unter Hochdruck und dies wird Sie sicherlich nicht beliebter bei Redakteuren machen. Falls die Inhalte nie veröffentlicht werden (was ab und zu der Fall ist), schieben Sie nicht die Schuld auf die Journalisten. Denn manchmal wird innerhalb der Chefredaktion die Entscheidung getroffen, eine Story abzubrechen oder ganz zu streichen, selbst nachdem diese geschrieben wurde. In diesen Fällen haben Sie trotzdem einen potenziell nützlichen Kontakt für zukünftige Berichte gewonnen.
  8. Räumen Sie täglich ein wenig Zeit für Anfragen ein. Geschäftsleute wie Sie sind ebenfalls sehr beschäftigt und es kann deshalb schwer sein, sich Zeit für das Antworten auf Anfragen zu nehmen. Räumen Sie trotzdem ein- oder zweimal am Tag ein kleines Zeitfenster ein, um neue Anfragen abzurufen und auf relevante Anfragen zu antworten. Mit der Zeit werden Sie schneller und effektiver im Antworten werden, sodass es Ihren Tagesplan nicht belastet. Falls Sie finden, dass Anfragen Ihr E-Mail-Postfach zu sehr füllen, können Sie eine Regel in Ihrem E-Mail-Anbieter einrichten, sodass Anfragen automatisch in einen Ordner geschoben werden, damit Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt abrufen können.
  9. Machen Sie weiter. Auf Anfragen zu antworten ist ein fortlaufender Lernprozess und sowohl Ihre Erfahrungen als auch Ihre Ergebnisse werden sich auf Dauer verbessern. Nachdem Sie auf eine Anfrage geantwortet haben, bleiben Sie am Ball und antworten auf weitere relevante Anfragen.
  10. Helfen Sie auch bei Anfragen, die nichts direkt mit Ihrem Business zu tun haben. Es ist oft auch dann von Vorteil in den Medien erwähnt zu werden, selbst wenn das Thema nicht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Produkt oder Ihrem Service steht. Falls Sie den Journalisten mit wertvollen Informationen oder interessanten Einblicken versorgen konnten, ist dies ein hervorragender Weg Ihre persönliche „Marke“ hervorzuheben. Journalisten werden meist Ihren Jobtitel im Artikel erwähnen oder über Ihre Tätigkeiten sprechen. Journalisten können sich zusätzlich dazu bei Ihnen melden, wenn sie an einem Thema arbeiten, das einen direkteren Bezug zu Ihrem Business belegt.

 

Denken Sie daran: Das Antworten auf Anfragen ist keine Wissenschaft und jede Anfrage, jede Geschichte, und jeder Journalist ist anders. Journalisten sind auch nur Menschen wie Sie und ich und deshalb hilft ein wenig Humor, Persönlichkeit und etwas Charme der guten Zusammenarbeit oft zusätzlich auf die Sprünge.

Wir hoffen, dass wir Ihnen hilfreiche Tipps für das Antworten auf Anfragen geben konnten und dass Sie Ihre Chancen auf Berichterstattung damit erhöhen können. Tauchen Sie also ein in das Antworten auf Anfragen und erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen!

 

 

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