ResponseSource effektiv nutzen: 10 Tipps für Antwortgeber

Das erfreuliche Gefühl, das Journalisten bei einer ResponseSource-Rückmeldung erhalten, kann schnell in Enttäuschung umschlagen, wenn die Antwort aus Standard-Floskeln besteht. Seitenlange Rückmeldungen, die an der konkreten Anfrage vorbeigehen oder Antworten wie „Leider kann ich Ihnen bei diesem Thema nicht weiterhelfen“ vergraulen Journalisten eher als dass sie zu erfolgreichen Artikeln führen. Wie also sollte eine erfolgreiche und hilfreiche Rückmeldung an Journalisten aussehen?  Wir haben einige Tipps und Erfahrungswerte gesammelt, die dabei helfen, ResponseSource effektiv zu nutzen. 

Erst lesen, dann antworten: Lesen Sie die Anfrage gründlich durch bevor Sie antworten. Journalisten stehen unter immensem Zeitdruck und schätzen deshalb gezielte Antworten auf konkrete Fragen.

Relevanz: Schicken Sie nur dann eine Rückmeldung an Journalisten, wenn Sie relevante Informationen zum angefragten Thema bieten können. Eine Antwort wie „Hierzu kann ich Ihnen leider nicht weiterhelfen“ oder „Ich kann Ihnen leider nicht die beantragten Informationen liefern, aber wie wäre es mit Informationen zum Thema XYZ…“ werden von Journalisten als überflüssig und störend empfunden.

Terminfrist: Beachten Sie bitte die Terminfrist der Anfrage, denn Ihre Antworten werden nur bis zu diesem Zeitpunkt über unser System an Journalisten weitergeleitet. Es wäre schade, wenn eine sorgfältig verfasste und hilfreiche Antwort wegen eines solchen Details verloren ginge.

Schnelligkeit: Je früher eine Antwort eintrifft, desto besser. Dabei sollte die inhaltliche Qualität der Antwort allerdings nicht zu kurz kommen. Falls der Journalist einen längeren Beitrag wünscht und die Anfrage etwas mehr Zeitaufwand erfordert, schreiben Sie dem Journalisten kurz, bis wann Sie eine Antwort schicken können, am besten mit einer kurzen Übersicht der inhaltlichen Schwerpunkte. Wenn eine Anfrage intern länger benötigt, lohnt es sich dem Journalisten eine kurze Information zukommen zu lassen und ihn über den Anfrageprozess auf dem Laufenden zu halten.

Anweisungen zur Kontaktaufnahme sind wichtig: Befolgen Sie spezifische Anweisungen der Journalisten. Rufen Sie z.B. nicht an, wenn der Journalist in der Anfrage explizit um Antworten per E-Mail gebeten hat. Falls der Anfragesteller Sie bittet, gewisse Angaben in Ihre Antwort einzufügen, z.B. eine bestimmte Betreffzeile, dann hilft dies dem Journalisten, Ihre E-Mail richtig einzuordnen (und Sie umgehen den Spam-Filter). Falls keine Vorgaben vorliegen, empfehlen wir in der Betreffzeile „ResponseSource“ sowie das Thema der Anfrage zu erwähnen, wie z.B.: ResponseSource: Kommentare zu Artikel über Diabetes.

Beantwortung der Frage: Beantworten Sie bereits in der ersten E-Mail die Frage(n) des Journalisten. Falls Kommentare oder Informationen zu einem bestimmten Thema angefragt wurden, liefern Sie diese bei der ersten Kontaktaufnahme. Halten Sie Ihre Antwort dabei prägnant und themabezogen, ohne unnötige zusätzliche Informationen anzugeben, welche nicht gefragt sind. Einige kurze Abschnitte oder Sätze, in denen Sie auf konkrete Quellen, Studien oder Ansprechpartner verweisen, reichen demnach oft als erste Kontaktaufnahme. Journalisten können auf diese Weise Ihre Informationen kategorisieren und einschätzen.

Verwertbare Texte: Verfassen Sie Ihre Antwort so, dass Journalisten den Text bei Bedarf direkt in ihren Artikeln verwenden können und idealerweise nur ein Minimum an inhaltlichen Änderungen durchführen müssen. Das bedeutet vor allem, dass Sie auf Marketing und Werbung verzichten – je mehr Superlative ein Text enthält, desto unwahrscheinlicher wird ein Abdruck. Auf diese Weise stellt Ihre Antwort einen deutlichen Mehrwert für den jeweiligen Artikel dar.

Angabe von Kontaktdaten: Stellen Sie nicht nur Ihre eigenen Kontaktdaten wie Name, Jobtitel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, wenn möglich auch eine Mobiltelefonnummer zur Verfügung, sondern ebenfalls die Kontaktdaten und Jobtitel der Person(en) die Sie als Sprecher oder Interviewpartner vorschlagen möchten. Außerdem sollten Sie oder ein Mitarbeiter Rückfragen des Journalisten jederzeit entgegen nehmen können.

Verfügbarkeit: Überlassen Sie dem Journalisten, wann und wie er mit Ihnen in Kontakt tritt. Es kann der Fall sein, dass alle zunächst wichtigen Informationen in Ihrer Antwort bereits enthalten waren und weitere Rückfragen nicht nötig sind. Es ist aber auch durchaus möglich, dass der Journalist zu einem späteren Zeitpunkt Kontakt aufnimmt. Akzeptieren Sie im Sinne der journalistischen Unabhängigkeit die Entscheidung von Journalisten über die Auswahl von erhaltenen Antworten.

Pflegen von langfristigen Beziehungen: Noch eine letzte Bemerkung, was das Aufbauen von erfolgreichen Netzwerken betrifft: Beide Seiten sollten profitieren. Kontaktieren Sie Journalisten nicht nur, um eine mögliche Pressegelegenheit zu diskutieren. Geben Sie nützliches Feedback zum Artikel an den Journalisten weiter und empfehlen Sie diesen über Ihre sozialen Netzwerke weiter. Auf diese Weise bauen Sie eine solide Beziehung mit dem Journalisten auf, die auf Hilfsbereitschaft und Vertrauen beruht und erzielen so weit mehr als nur eine einmalige Pressegelegenheit oder Erwähnung.

Wir hoffen, dass wir Ihnen anhand unserer Erfahrungswerte einige hilfreiche Tipps auf den Weg geben konnten. Haben Sie weitere Vorschläge und Erfahrungen, die wir hier nicht aufgeführt haben? Dann freuen wir uns über Ihre Kommentare – entweder direkt hier im Blog oder per E-Mail an hallo@responsesource.de. Weitere Tipps gibt‘s wie immer auch auf Twitter.

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