Richtig gut auf Anfragen antworten – 12 Tipps für Antwortgeber

Euch liegt also eine passende Anfrage vor, bei der ihr dem anfragenden Journalisten weiterhelfen könnt und möchtet beim Antworten nichts falsch machen? Oder ihr seid neu bei ResponseSource und möchten zum ersten Mal auf eine Anfrage reagieren? Dann seid ihr hier richtig: Hier haben wir einige Tipps, aus früheren Blogbeiträgen, eines unserer Whitepapers zum Thema, langjähriger Erfahrung mit ResponseSource in Großbritannien, unserem letzten Webinar mit Journalistin Marike Frick, sowie Feedback von unseren Nutzern, zusammengefasst.

Bevor ihr euch an das Antworten auf eine relevante Anfrage macht, solltet ihr eine Sache unbedingt bedenken:

Journalisten haben sehr wenig Zeit!

Stellenkürzungen, finanzieller Druck, die Diversifizierung der Kommunikationswege über die Journalisten erreichbar sein müssen, dies alles trägt dazu bei, dass Journalisten unter Hochdruck arbeiten müssen. Journalisten möchten deshalb keine langen E-Mails lesen oder in ein Telefongespräch verwickelt werden (außer es geht um hochrelevante Informationen für eines ihrer Themen wo die Deadline am gleichen Tag ist). Dies solltet ihr jederzeit im Hinterkopf behalten, damit ihr Journalisten eine echte Hilfe sein könnt anstatt als Störfaktor wahrgenommen zu werden. Denn wenn ihr gleich zu Beginn einen guten Eindruck hinterlässt, ist der Weg für eine positive Zusammenarbeit gelegt.

 

Kommen wir also zum eigentlichen Teil, dem Antworten auf Anfragen. Zuerst einmal, welche Bedingungen sollten erfüllt sein, bevor ihr eine Antwort vorbereitet?

1. Relevanz und Qualität

Journalisten möchten nur von euch hören, wenn ihr auch wirklich relevante und nützliche Informationen, Material oder Experten zu dem angefragten Thema liefern könnt. Jeder anderer Versuch der Kontaktaufnahme trägt eher dazu bei, dass Journalisten euch in den Spam-Ordner verweisen, was eine zukünftige Zusammenarbeit eher unwahrscheinlich macht.

2. Sichtbar sein

Als Teil unserer Nutzungsbedingungen bitten wir Antwortgeber, sich mit einer geschäftlichen E-Mail anzumelden, die identisch mit dem Domain ihrer Webseite ist. Der Grund: Journalisten möchten wissen, wer ihnen da antwortet und möchten ihre Ansprechpartner auch schnell und einfach verifizieren können. Falls der Domain eurer E-Mail nicht mit der Webadresse übereinstimmt, sollte wenigstens eure Homepage oder Xing-/LinkedIn-Profil in eurer E-Mailsignatur klar sichtbar sein, damit Journalisten darüber mehr zu eurer Person oder eurem Unternehmen erfahren können. Wenn ihr einen bestimmten Experten empfehlt, gebt natürlich den Link zu dessen Online-Profil an.

3. Kenntnisse über die Publikation

Bevor ihr eine Antwort schickt, ist es ebenfalls von Vorteil, bereits gute Kenntnisse über die Publikation zu verfügen oder diese bereits recherchiert zu haben. Wenn ihr wisst, an welche Leserschaft sich die Publikation richtet, könnt ihr eure Antwort so formulieren, dass ihr den Ansprüchen der Leserschaft bereits gerecht werdet, also z. B. keine Fachbegriffe verwendet, wenn es sich nicht um ein Fachmedium handelt. Damit zeigt ihr Journalisten, dass ihr zugängliche Texte oder Interviews liefern könnt, die die Leser der Publikation auch verstehen und den Journalisten die Arbeit damit erleichtern könnt.

Responsesource gute Antworten

Ihr habt alle diese Punkte bereits abgehakt? Fantastisch! Damit ihr mit eurer Antwort aber wirklich glänzen und Journalisten von eurer Zusammenarbeit überzeugen könnt, solltet ihr folgende Punkte ebenfalls beachten.

4. Terminfrist beachten

Unser System funktioniert so, dass ihr den Journalisten nach dessen Deadline nicht mehr erreichen könnt, es ist also wichtig, die Deadline im Auge zu behalten. Antwortet zudem nicht auf den letzten Drücker sondern so schnell wie möglich. Denn: Ihr seid mit großer Wahrscheinlichkeit nicht die einzigen, die eine Antwort schicken, und je eher ihr den Journalisten beeindrucken könnt, umso mehr Aufmerksamkeit wird euch geschenkt. Trotzdem gilt: Die Qualität eurer Antwort sollte nicht zu kurz kommen. Wenn die Terminfrist erst in ein paar Wochen ist, kann man sich ruhig einige Tage Zeit lassen, um eine gute Antwort vorzubereiten. Wenn die Deadline aber bereits am gleichen Tag ist, gilt es so schnell wie möglich zu handeln, eventuell auch telefonisch Kontakt aufzunehmen, falls eine Telefonnummer angegeben wurde.

5. In der Kürze liegt die Würze

3-5 Sätze reichen aus! Ihr müsst Journalisten nicht jedes Detail über eure Person oder euer Unternehmen erzählen. Einige kurze und prägnante Sätze, in denen ihr bereits die Fragen der Journalisten beantwortet und veranschaulicht, warum ihr oder euer Experte weiterhelfen könnt und welche Expertise oder Meinung ihr zu dem spezifischen Thema habt, reichen aus, um Journalisten einen ersten Eindruck von euch zu verschaffen. Über einen Link könnt ihr auf zusätzliche Informationen verweisen. Wenn ihr aber Journalisten bereits zu Beginn eine lange und ausschweifende E-Mail schickt, dann werden sie sich mit eher großer Wahrscheinlichkeit gegen euch entscheiden. Journalisten arbeiten unter Zeitdruck und schätzen Ansprechpartner, die dies verstehen.

6. Erreichbar sein

Gebt immer eine Handynummer an, unter der ihr jederzeit erreichbar seid, oder eine Büronummer, die an euer Handy weiterleitet oder wo immer jemand rangeht. Das gleiche gilt für die E-Mail-Adresse: Benutzt eine Mail-Adresse die regelmäßig gelesen wird. Insbesondere Tagesjournalisten, die eine kurze Deadline haben, bevorzugen ganz klar die Antwortgeber, die sie sofort erreichen können.

7. Auf Anhänge verzichten

Schickt keine großen Anhänge, wenn diese nicht spezifisch vom Journalisten angefragt wurden, da diese oft die Inbox des Journalisten überfüllen. Wenn der Journalist bereits Bildmaterial in seiner Anfrage gewünscht hat, dann schickt diese in Form eines Download-Links, beispielsweise via Dropbox oder Wetransfer. Darüber kann der Journalist die Bilder bequem einsehen und herunterladen, ohne dass sein Postfach belastet wird.

8. Gut vorbereitet sein

Wenn es zu einem Interview oder einer Zusammenarbeit kommt, heißt es, gut vorbereitet zu sein, indem man relevante Zahlen und Details bereitstehen hat. Zusätzlich dazu, solltet ihr das Medium des Journalisten gut kennen, also an welche Leserschaft es sich richtet, wie der Ton des Mediums ist, ob das Medium eher kritisch hinterfragt oder persönliche Geschichten und Meinungen sucht.

9. Feinsinn bei Extra-Wünschen

Dass man freundlich auf eine Anfrage antwortet, ist ja ganz klar aber dies gilt auch, wenn ihr bestimmte Wünsche habt, wie z. B. dass auf eure Webseite verlinkt wird. Dies gleich zu Beginn anzusprechen oder gar zu fordern, wird Journalisten mit großer Wahrscheinlichkeit von der Zusammenarbeit mit euch abschrecken. Wenn die wichtigsten Details zum Artikel bereits geklärt wurden und man dann höflich fragt, kommt dies ganz sicher besser an. Der Ton macht die Musik!

10. Hilfsbereit sein

Es kommt auch immer gut an, wenn ihr Journalisten fragt, ob sie noch zusätzliche Informationen benötigen, wie z. B. Studien, Statistiken, Bild-Material, Zusatzinformationen, u.s.w. Damit beweist ihr Hilfsbereitschaft und stärkt die konstruktive Kooperation. Gleichzeitig könnt ihr dem Journalisten weitere Informationen liefern, die euch potenziell zusätzliche Reichweite verschaffen, wenn der Journalist diese in einer weiteren Story verwenden kann.

11. Keine Verteiler-Aufnahme

Verzichtet darauf, Journalisten, die mit euch in Kontakt waren, ohne Einwilligung in eure Verteiler aufzunehmen. Unrelevante E-Mails nerven Journalisten ganz einfach und es wird euch wahrscheinlich mehr Steine in den Weg legen als Türen öffnen. Eine bessere Idee ist es, bei der nächsten Anfrage wirkliche Unterstützung zu leisten oder den Journalisten persönlich mit einem Themenvorschlag anzuschreiben, wenn ihr wisst, dass er oder sie über euer Thema schreibt.

12. Nach der Antwort

Bitte akzeptiert im Sinne der journalistischen Unabhängigkeit die Entscheidung von Journalisten über die Auswahl von Ansprechpartnern. Journalisten melden sich aus Zeitmangel gewöhnlich nur bei Antwortgebern, deren Antwort sie verwenden können. Wenn es zu einer Zusammenarbeit kommt, könnt ihr diese zusätzlich stärken, indem ihr konstruktives und hilfreiches Feedback liefert und den Artikel oder Journalisten in euren sozialen Netzwerken weiterempfehlt. Somit baut ihr eine solide Beziehung mit dem Journalisten auf, die auf Vertrauen und Unterstützung beruht und könnt langfristig weit mehr erreichen als eine einmalige Pressegelegenheit. Im Endeffekt solltet ihr und der Journalist von dieser Zusammenarbeit profitieren und ungefähr folgendermaßen dastehen ;-).

So sieht gelungene Zusammenarbeit aus.

 

Ihr habt weitere Tipps aus euren eigenen Erfahrungen oder Fragen zu den genannten Punkten? Dann teilt sie uns gerne in den Kommentaren mit oder schickt uns eine E-Mail an hallo@responsesource.de.

 

 

 

 

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