Richtig gut auf Anfragen antworten – 12 Tipps für Antwortgeber

Es liegt Ihnen also eine passende Anfrage vor, bei der Sie dem anfragenden Journalisten weiterhelfen können und Sie möchten beim Antworten nichts falsch machen? Oder Sie sind neu bei ResponseSource und möchten zum ersten Mal auf eine Anfrage reagieren? Dann sind Sie hier richtig: Hier haben wir einige Tipps, aus früheren Blogbeiträgen, eines unserer Whitepapers zum Thema, langjähriger Erfahrung mit ResponseSource in Großbritannien, unserem letzten Webinar mit Journalistin Marike Frick, sowie Feedback von unseren Nutzern, zusammengefasst.

Bevor Sie sich an das Antworten auf eine relevante Anfrage macht, sollten Sie eine Sache unbedingt bedenken:

Journalisten haben sehr wenig Zeit!

Stellenkürzungen, finanzieller Druck, die Diversifizierung der Kommunikationswege über die Journalisten erreichbar sein müssen, dies alles trägt dazu bei, dass Journalisten unter Hochdruck arbeiten müssen. Journalisten möchten deshalb keine langen E-Mails lesen oder in ein Telefongespräch verwickelt werden (außer es geht um relevante Informationen für eines ihrer Themen wo die Deadline am gleichen Tag ist). Dies sollten Sie jederzeit im Hinterkopf behalten, damit Sie Journalisten eine echte Hilfe sein können anstatt als Störfaktor wahrgenommen zu werden. Denn wenn Sie gleich zu Beginn einen guten Eindruck hinterlassen, ist der Weg für eine positive Zusammenarbeit gelegt.

 

Kommen wir also zum eigentlichen Teil, dem Antworten auf Anfragen. Zuerst einmal, welche Bedingungen sollten erfüllt sein, bevor Sie eine Antwort vorbereiten?

1. Relevanz und Qualität

Journalisten möchten nur von Ihnen hören, wenn Sie auch wirklich relevante und nützliche Informationen, Material oder Experten zu dem angefragten Thema liefern können. Jeder anderer Versuch der Kontaktaufnahme trägt eher dazu bei, dass Journalisten Sie in den Spam-Ordner verweisen, was eine zukünftige Zusammenarbeit eher unwahrscheinlich macht.

2. Sichtbar sein

Als Teil unserer Nutzungsbedingungen bitten wir Antwortgeber, sich mit einer geschäftlichen E-Mail anzumelden, die identisch mit dem Domain ihrer Webseite ist. Der Grund: Journalisten möchten wissen, wer ihnen da antwortet und möchten ihre Ansprechpartner auch schnell und einfach verifizieren können. Falls der Domain Ihrer E-Mail nicht mit Ihrer Webadresse übereinstimmt, sollte wenigstens Ihre Homepage oder Xing-/LinkedIn-Profil in Ihrer E-Mailsignatur klar sichtbar sein, damit Journalisten darüber mehr zu Ihrer Person oder Ihrem Unternehmen erfahren können. Wenn Sie einen bestimmten Experten empfehlen, geben Sie natürlich den Link zu dessen Online-Profil an.

3. Kenntnisse über die Publikation

Bevor Sie eine Antwort schicken, ist es ebenfalls von Vorteil, bereits gute Kenntnisse über die Publikation zu verfügen oder diese bereits recherchiert zu haben. Wenn Sie wissen, an welche Leserschaft sich die Publikation richtet, können Sie Ihre Antwort so formulieren, dass Sie den Ansprüchen der Leserschaft bereits gerecht werdet, also z. B. keine Fachbegriffe verwenden, wenn es sich nicht um ein Fachmedium handelt. Damit zeigen Sie Journalisten, dass Sie zugängliche Texte oder Interviews liefern können, die die Leser der Publikation auch verstehen und den Journalisten die Arbeit damit erleichtern können.

Responsesource gute Antworten

Sie haben alle diese Punkte bereits abgehakt? Fantastisch! Damit Sie mit Ihrer Antwort aber wirklich glänzen und Journalisten von Ihrer Zusammenarbeit überzeugen können, sollten Sie folgende Punkte ebenfalls beachten.

4. Terminfrist beachten

Unser System funktioniert so, dass Sie den Journalisten nach dessen Deadline nicht mehr erreichen können, es ist also wichtig, die Deadline im Auge zu behalten. Antworten Sie zudem nicht auf den letzten Drücker sondern so schnell wie möglich. Denn: Sie sind mit großer Wahrscheinlichkeit nicht die einzigen, die eine Antwort schicken, und je eher Sie Journalisten beeindrucken können, umso mehr Aufmerksamkeit wird Ihnen geschenkt. Trotzdem gilt: Die Qualität Ihrer Antwort sollte nicht zu kurz kommen. Wenn die Terminfrist erst in ein paar Wochen ist, kann man sich ruhig einige Tage Zeit lassen, um eine gute Antwort vorzubereiten. Wenn die Deadline aber bereits am gleichen Tag ist, gilt es so schnell wie möglich zu handeln, eventuell auch telefonisch Kontakt aufzunehmen, falls eine Telefonnummer angegeben wurde.

5. In der Kürze liegt die Würze

3-5 Sätze reichen aus! Sie müssen Journalisten nicht jedes Detail über Ihre Person oder Ihr Unternehmen erzählen. Einige kurze und prägnante Sätze, in denen Sie bereits die Fragen der Journalisten beantworten und veranschaulichen, warum Sie oder Ihr Experte weiterhelfen können und welche Expertise oder Meinung Sie zu dem spezifischen Thema haben, reichen aus, um Journalisten einen ersten Eindruck von Ihnen zu verschaffen. Über einen Link können Sie auf zusätzliche Informationen verweisen. Wenn Sie aber Journalisten bereits zu Beginn eine lange und ausschweifende E-Mail schicken, dann werden sie sich mit eher großer Wahrscheinlichkeit gegen Sie entscheiden. Journalisten arbeiten unter Zeitdruck und schätzen Ansprechpartner, die dies verstehen.

6. Erreichbar sein

Geben Sie immer eine Handynummer an, unter der Sie jederzeit erreichbar sind, oder eine Büronummer, die an Ihr Handy weiterleitet oder wo immer jemand rangeht. Das gleiche gilt für die E-Mail-Adresse: Benutzen Sie eine Mail-Adresse die regelmäßig gelesen wird. Insbesondere Tagesjournalisten, die eine kurze Deadline haben, bevorzugen ganz klar die Antwortgeber, die sie sofort erreichen können.

7. Auf Anhänge verzichten

Schicken Sie keine großen Anhänge, wenn diese nicht spezifisch vom Journalisten angefragt wurden, da diese oft die Inbox des Journalisten überfüllen. Wenn der Journalist bereits Bildmaterial in seiner Anfrage gewünscht hat, dann schicken Sie diese am besten in Form eines Download-Links, beispielsweise via Dropbox oder Wetransfer. Darüber kann der Journalist die Bilder bequem einsehen und herunterladen, ohne dass sein Postfach belastet wird.

8. Gut vorbereitet sein

Wenn es zu einem Interview oder einer Zusammenarbeit kommt, heißt es, gut vorbereitet zu sein, indem man relevante Zahlen und Details bereitstehen hat. Zusätzlich dazu, sollten Sie das Medium des Journalisten gut kennen, also an welche Leserschaft es sich richtet, wie der Ton des Mediums ist, ob das Medium eher kritisch hinterfragt oder persönliche Geschichten und Meinungen sucht.

9. Feinsinn bei Extra-Wünschen

Dass man freundlich auf eine Anfrage antwortet, ist ja ganz klar aber dies gilt auch, wenn Sie bestimmte „Wünsche“ haben, wie z. B. dass auf Ihre Webseite verlinkt wird. Dies gleich zu Beginn anzusprechen oder gar zu fordern, wird Journalisten mit großer Wahrscheinlichkeit von der Zusammenarbeit mit Ihnen abschrecken. Wenn die wichtigsten Details zum Artikel bereits geklärt wurden und man dann höflich fragt, kommt dies ganz sicher besser an. Der Ton macht die Musik!

10. Hilfsbereit sein

Es kommt auch immer gut an, wenn Sie Journalisten fragen, ob sie noch zusätzliche Informationen benötigen, wie z. B. Studien, Statistiken, Bild-Material, Zusatzinformationen, u.s.w. Damit zeigen Sie Hilfsbereitschaft und stärken die konstruktive Kooperation. Gleichzeitig können Sie dem Journalisten weitere Informationen liefern, die Ihnen potenziell zusätzliche Reichweite verschaffen, wenn der Journalist diese in einer weiteren Story verwenden kann.

11. Keine Verteiler-Aufnahme

Verzichten Sie darauf, Journalisten, die mit Ihnen in Kontakt waren, ohne Einwilligung in Ihre Verteiler aufzunehmen. Unrelevante E-Mails nerven Journalisten ganz einfach und es wird Ihnen wahrscheinlich mehr Steine in den Weg legen als Türen öffnen. Eine bessere Idee ist es, bei der nächsten Anfrage wirkliche Unterstützung zu leisten oder den Journalisten persönlich mit einem Themenvorschlag anzuschreiben, wenn Sie wissen, dass er oder sie über Ihr Thema schreibt.

12. Nach der Antwort

Bitte akzeptieren Sie im Sinne der journalistischen Unabhängigkeit die Entscheidung der Journalisten über die Auswahl von Ansprechpartnern. Journalisten melden sich aus Zeitmangel gewöhnlich nur bei Antwortgebern, deren Antwort sie verwenden können. Wenn es zu einer Zusammenarbeit kommt, können Sie diese zusätzlich stärken, indem Sie konstruktives und hilfreiches Feedback liefern und den Artikel oder Journalisten in Ihren sozialen Netzwerken weiterempfehlen. Somit bauen Sie eine positive Zusammenarbeit mit dem Journalisten auf, die auf Vertrauen und Unterstützung beruht und können langfristig weit mehr erreichen als eine einmalige Pressegelegenheit. Im Endeffekt sollten Sie und der Journalist von dieser Zusammenarbeit profitieren und ungefähr folgendermaßen dastehen ;-).

So sieht gelungene Zusammenarbeit aus.

 

Sie haben weitere Tipps aus Ihren eigenen Erfahrungen oder Fragen zu den genannten Punkten? Dann teilen Sie uns diese gerne in den Kommentaren mit oder schicken Sie uns eine E-Mail an hallo@responsesource.de.

 

 

 

 

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