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Vor dem Antworten: 5 Schritte, die Sie beachten sollten

-in eigener Sache-

Gelegentlich erhalten wir praktische Fragen von Antwortgebern oder Hinweise von Journalisten die das Antworten auf Anfragen betreffen. Mit Ihrer ersten Antwort an einen Journalisten hinterlassen Sie einen ersten Eindruck, der für den weiteren Kontakt prägend sein kann. Zudem werden Anfragen an hunderte Antwortgeber gleichzeitig verschickt, sodass es von Vorteil ist, mit einer guten Antwort dem Journalisten gleich positiv aufzufallen. Doch Antworten scheitern manchmal nicht an inhaltlichen Aspekten, sondern ganz einfach aus praktischen Gründen, weil die Terminfrist verpasst wurde oder weil die Antwort zu lang war. Dies ist allerdings sehr einfach zu vermeiden und deshalb finden Sie hier unsere fünf praktischen Tipps, die Sie vor dem Antworten beachten sollten, um Ihrer Antwort einen guten Start zu verleihen.

1. Terminfrist beachten (und online überprüfen)

ResponseSource-Anfrage funktionieren so, dass Sie nur bis zum Ende der Terminfrist den Journalisten über die angegebene E-Mail-Adresse erreichen können. Das Datum sowie die Uhrzeit der Terminfrist zu beachten ist deshalb enorm wichtig. Generell empfehlen wir, so bald wie möglich und nicht auf den letzten Drücker zu antworten.

Bei sehr populären Publikationen und/oder Themen kommt es auch manchmal vor, dass der Journalist binnen kürzester Zeit alle Antworten erhielt, die er/sie benötigte und deshalb die Anfrage beenden läßt, damit er/sie nicht noch weitere Antworten erhält. Wenn wir eine Terminfrist in unserem System ändern, ist dies allerdings nur in der Online-Ansicht der Anfrage sichtbar. Da es schlichtweg unmöglich ist, Daten in einer bereits versandten E-Mail zu ändern, erscheint in der E-Mail-Anfrage aber weiterhin die alte Terminfrist. Deshalb empfehlen wir Ihnen, besonders bei aufwendigeren Antworten oder bei Anfragen von Tageszeitungen, immer nochmal in Ihrem Account (www.responsesource.de/myaccount) zu überprüfen, ob die Terminfrist noch aktuell ist.

2. Die Zielgruppe des Journalisten kennen

Anhand der Sprache die Sie in Ihrer Antwort verwenden, wird Journalisten bereits schnell klar, ob Sie die Zielgruppe des Journalisten in Ihrer Antwort ansprechen oder nicht. Wenn Sie beispielsweise in einer Antwort an ein Lifestyle-Magazin kompliziertes Fachjargon verwenden, welches die Leserschaft dieser Zeitschrift nicht auf Anhieb verstehen würde, dann zeigt dies dem Journalisten, dass Sie seine Leserschaft entweder nicht kennen oder nicht ansprechen. Aber genau das ist es, was Journalisten benötigen: Texte, die für ihre Leser geeignet sind. Machen Sie sich also vor dem Antworten ein Bild der Zielgruppe des Journalisten und behalten Sie diese beim Verfassen Ihrer Antwort im Hinterkopf.

3. Wählen Sie gleich den/die richtige/n Ansprechpartner/in

Leiten Sie die Anfrage gleich an die richtige Ansprechperson in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk weiter, damit der Journalist gleich mit der richtigen Person in Kontakt steht. Journalisten mögen es nicht sonderlich, erst eine Antwort von der Assistenzperson zu erhalten, um dann weiterverwiesen zu werden, denn dies bedeutet wiederum einen zusätzlichen Zeitaufwand.

4. Die Fragen des Journalisten sofort beantworten

Neulich hatte mich ein Antwortgeber gefragt, ob es empfehlenswert ist, die Fragen des Journalisten sofort in der ersten Kontaktaufnahme zu beantworten oder ob es besser wäre, wie in einer Art Vorauswahl, sich erst vorzustellen. Unser Rat hier ist es, die Fragen, soweit wie möglich, gleich in der ersten E-Mail zu beantworten. Denn das ist es, was der Journalist benötigt, und Journalisten haben nicht immer die Zeit noch nachzuhaken. Wenn ein Journalist also zwei Antworten erhält und die eine liefert bereits alle Informationen, die andere aber verweist lediglich auf die Expertise des Unternehmens, die man anbieten könnte, dann wird der Journalist ganz klar die erste Antwort wählen und die zweite wahrscheinlich ganz ignorieren. Wenn es sich in der Anfrage um eine Suche nach Gastautoren oder einen längeren Beitrag dreht, kann man allerdings zuerst eine Zusammenfassung der inhaltlichen Punkte schicken.

5. Kurze und präzise Antworten schicken

Dies ist ein Tipp, den wir eigentlich nicht oft genug wiederholen können. Journalisten haben heutzutage einfach nicht die Zeit, sich durch lange Antworten durchzulesen, sondern möchten, dass man sofort auf den Punkt kommt und sich kurz und prägnant ausdrückt, ohne Einleitung, Werbesprache oder unnötige Erklärungen. Notieren Sie sich also, was Sie zur Anfrage des Journalisten beitragen können und schicken dann eine kurze und prägnante sowie präzise Version davon – 3 bis 5 Sätze reichen meist völlig aus.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Schritte einige Anfangsfragen beantworten konnten und Ihnen die nötige Richtung bei Ihrer nächsten Antwort geben können. Ein unoffizieller Tipp von uns ist auch, sich von einer fehlenden Reaktion des Journalisten nicht entmutigen zu lassen, denn mit der Zeit und mit Übung wird Ihnen das Antworten auf Anfragen immer leichter fallen und Sie werden immer besser darin.

Haben Sie noch zusätzliche Tipps auf Lager, die Sie Ihren Kollegen mit auf den Weg geben wollen? Dann teilen Sie diese gern in den Kommentaren mit. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie uns jederzeit eine E-Mail an hallo@responsesource.de schicken.

Weitere Tipps für das Antworten auf Anfragen finden Sie übrigens hier.

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