Anfragen erhalten

Wann sollte ich auf eine Anfrage antworten?

Kommunikatoren melden sich für den Erhalt von ResponseSource-Anfragen an, weil sie ein Interesse daran haben, von Journalisten zu hören und diese gezielt bei ihrer Recherche zu unterstützen – um so eine konstruktivere und direktere Zusammenarbeit herzustellen, als dies beispielsweise mit Pressemitteilungen möglich ist. Doch Anfragen können sehr spezifisch sein und sind natürlich nicht immer für jeden Einzelnen in der gewählten Kategorie relevant. Es liegt schlussendlich an den Antwortgebern selbst, zu entscheiden, ob eine Anfrage passend für sie ist oder nicht.

Wenn das Thema stimmt, liegt eine Antwort eigentlich auf der Hand. Doch manchmal kann es sich auch lohnen, auf Anfragen zu antworten die nicht hundertprozentig passen. Die meisten Antwortgeber haben sicher schon die Erfahrung gemacht, dass es nicht immer ganz klar ist, ob eine Anfrage passend für das eigene Unternehmen ist. In dem Fall muss dann oft schnell eine Entscheidung gefällt werden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Frage, in welchen Fällen es sich lohnen kann, auf eine Anfrage zu antworten (und in welchen Fällen nicht) und welche Voraussetzungen für eine Antwort bestehen sollten.

Zuerst kann man natürlich die Frage stellen: Was ist überhaupt eine „ideale Anfrage“?

Eine Anfrage erfüllt im Idealfall drei Voraussetzungen:

 

  • Die Publikation bzw. das Medium spricht die passende Lesergruppe an, welche auch zur Zielgruppe des Kommunikatoren gehört.
  • Es werden nach Informationen oder Materialien gefragt, die der Kommunikationsverantwortliche einfach beschaffen kann, da er/sie oder jemand aus seinem/ihrem Netzwerk Expert-e/in zu dem gegebenen Thema ist.
  • Die Terminfrist ist lang genug, um das benötigte Material zu beschaffen oder innerhalb des Unternehmens freischalten zu lassen.

Wenn all diese Voraussetzungen gelegt sind, wunderbar! Man kann sich ans Antworten machen. Doch oft trifft wenigstens eine dieser Voraussetzungen nicht zu. Was ist also zu tun? Lohnt es sich, trotzdem auf die Anfrage zu antworten?

Wir erkunden drei mögliche Szenarien, die nicht ideal sind und wo es gilt eine Entscheidung zu treffen.

 

Szenario 1: Die Terminfrist ist sehr knapp und es besteht nicht viel Zeit für eine Antwort.

Ist das Problem Zeitmangel obwohl Sie als Antwortgeber eigentlich über die relevante Expertise und/oder Informationen verfügen? Dann ist unser Tipp, trotzdem etwas relevantes Material, das Ihnen intern bereits zur Verfügung steht, an den/die Journalisten/-in zu schicken. Denken Sie daran: Eine Antwort muss nicht (und sollte in den meisten Fällen nicht) lang und kompliziert sein. Ein paar Sätze mit einigen relevanten Informationen oder Materialien können bereits ausreichen und dem/r Journalisten/-in weiterhelfen. So kann er/sie sich bei Ihnen melden, um Details nachzufragen und Sie haben sich einen relevanten Kontakt nicht wegen Zeitdruck durch die Lappen gehen lassen.

 

Szenario 2: Es handelt sich nicht um das „richtige“ Medium.

Manchmal ist das Thema zwar passend, doch die Leserschaft der Publikation stimmt nicht mit der gewünschten Zielgruppe des Antwortgebers überein. Ihr Unternehmen richtet sich beispielsweise an eine Fachleserschaft, das Medium ist aber eine Verbraucherzeitschrift. Doch auch hier kann eine Antwort zu weiterem Content und zu öffentlicher Aufmerksamkeit für das Unternehmen führen. Denn die meisten Leser fokussieren sich nicht nur strikt auf die Fachpresse sondern lesen auch Verbrauchertitel. Für Online-Artikel gilt sowieso, dass man in Suchergebnissen auch in Zukunft mit dem entsprechenden Thema in Verbindung gebracht wird – ob es sich nun um einen Artikel aus der Fachpresse oder Verbraucherpresse handelt, spielt hier eher eine untergeordnete Rolle.

 

Manchmal ist es auch so, dass die Story nur einen indirekten Zusammenhang zum gewöhnlichen Fachthema des Unternehmens hat (Beispiel: Das Unternehmen befindet sich in der Modebranche, die Anfrage beschäftigt sich aber mit dem Thema „Strategien zur Personalentwicklung“, womit sich das Unternehmen intern aber ebenfalls auskennt). Warum es sich selbst hier lohnt, sich zu dem Thema zu positionieren (falls das Unternehmen über passendes Wissen und Erfahrungen verfügt), haben wir in dem Artikel [Warum „persönliche“ Medienanfragen eine gute Branding-Gelegenheit bieten] erklärt.

 

Szenario 3: Das Unternehmen verfügt nicht über die passende Expertise.

Falls das Medium und die verfügbare Zeitspanne passen, wenn aber Antwortgeber nicht die gefragte Expertise oder Erfahrungen aufweisen können, sollte auf eine Antwort verzichtet werden. Mangelndes Wissen ist meist einfach zu durchschauen, sodass eine forcierte Antwort schlicht unprofessionell wirkt und dem Journalisten sowieso nicht weiterhelfen wird. Punkte sammelt man so nicht bei Journalisten, sondern es ist eher wahrscheinlich, dass man sich sogar die Chancen auf eine zukünftige mögliche Zusammenarbeit verdirbt. Am Besten man konzentriert sich auf die nächste relevante Anfrage oder auf die Ausarbeitung von weiteren Themen, um seine Expertise in Zukunft ausweiten zu können.

 

Wir hoffen, dass dieser kurze Guide Ihnen bei der „Auswahl“ der Anfragen weiterhelfen kann, damit Ihnen das Abwägen von Anfragen etwas leichter fällt. Waren Sie auch schon mal in der Situation, dass Ihnen die Entscheidung, ob eine Anfrage passend für Sie ist, schwergefallen ist? Fallen Ihnen noch andere Szenarien ein, die wir hier vergessen haben?

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